Digitale Personalakte & Personalverwaltung

Wieso eine digitale Personalakte

Die Mitarbeiterverwaltung ist in vielen Unternehmen verstreut: der Dienstvertrag im Ordner, die Handynummer in einer Liste, die Kopie des Führerscheins in einer alten Mail, die Zugänge zur Software bei der Person, die sie irgendwann eingerichtet hat. Wer wissen will, welche Unterlagen, welche Geräte und welche Rechte ein Mitarbeiter hat, muss herumfragen. Spätestens wenn jemand das Unternehmen verlässt, fehlt der Überblick. IIA Crew bringt all das in eine Akte je Person, mit klaren Regeln, wer was sehen darf.

Die Personalakte im Überblick

Herzstück von IIA Crew ist die digitale Personalakte. Sie ist in übersichtliche Bereiche gegliedert: Person, Beschäftigung, Führerschein, Hardware, Zugang & Rechte und Dokumente. In der Mitarbeiterliste sehen Sie alle Personen als Karten mit Foto, Funktion, Abteilung und dem Ausfüllgrad der Akte. So erkennen Sie auf einen Blick, wo noch Angaben fehlen. Die Akte ist gleichzeitig die Zentrale für alle Zugänge: Rolle, Abteilung und Rechte stellen Sie direkt hier ein.

IIA Crew verwaltet Personaldaten, Zugänge und Unterlagen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt weiterhin Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung.

Was die HR-Software IIA Crew kann

Alle Mitarbeiter auf einen Blick: Karten mit Foto, Funktion, Abteilung und Ausfüllgrad der Akte
Personalakte je Person: Funktion, Geburtsdatum, private Kontaktdaten, Adresse, Notfallkontakt und Notizen
Beschäftigung: Personalnummer, Eintritt und Austritt
Private und dienstliche Rufnummern je Person
Führerschein mit Klassen, Nummer und Gültigkeit, die Ampel zeigt, wenn er bald abläuft
Zugeteilte Hardware wie Laptop, Handy oder Tablet je Person festhalten
Zugang & Rechte: Rolle, Abteilung und Rechte je Person vergeben
Zwei-Faktor-Anmeldung einer Person zurücksetzen, etwa wenn das Handy verloren ging
Dokumente in der Akte: Dienstvertrag, Zusatzvereinbarung, Zeugnis, Bescheinigung, Ausweis und Führerschein, mit Ablaufdatum
Dienstverträge und Zusatzvereinbarungen sind immer vertraulich, weitere Dokumente lassen sich als vertraulich markieren
Meine Akte: Jede Person sieht ihre eigene Akte, nur lesend
Abteilungsleitungen pflegen die Akten ihrer eigenen Abteilung

Alles zur Person in einer Akte

In der digitalen Mitarbeiterakte steht alles, was zu einer Person gehört: Funktion und Abteilung, Kontaktdaten und Adresse, Notfallkontakt, Personalnummer, Eintritt und Austritt. Dazu kommen Führerschein, Rufnummern, die zugeteilte Hardware und die Dokumente der Person. Der Ausfüllgrad zeigt, ob eine Akte vollständig ist. Statt in Ordnern, Listen und Postfächern zu suchen, öffnen Sie eine Akte und haben alles vor sich.

Zugänge und Rechte direkt an der Person

Neue Mitarbeiterin, neue Abteilung, neue Aufgabe: In IIA Crew stellen Sie Rolle, Abteilung und Rechte dort ein, wo auch alle anderen Daten der Person stehen. Abteilungsleitungen dürfen das für ihre eigene Abteilung tun, aber nie mehr Rechte vergeben, als sie selbst haben. Verlässt jemand das Unternehmen, sehen Sie in der Akte auf einen Blick, welche Hardware, Rufnummern und Zugänge zu dieser Person gehören.

Dokumente und Fristen

Dienstvertrag, Zusatzvereinbarung, Zeugnisse, Bescheinigungen, Ausweis und Führerschein legen Sie direkt in der Akte ab. Dokumente mit Ablaufdatum behalten Sie so im Blick, beim Führerschein zeigt eine Ampel, ob er gültig ist, bald abläuft oder abgelaufen ist. Alles liegt geordnet bei der Person, zu der es gehört.

Datenschutz: Wer was sehen darf

Personaldaten sind sensibel. In IIA Crew ist deshalb klar geregelt, wer was sieht. Inhaber und Administratoren sehen alle Akten, Abteilungsleitungen nur die Personen ihrer eigenen Abteilung. Dienstverträge, Zusatzvereinbarungen und als vertraulich markierte Dokumente sieht ausschließlich der Inhaber, nie die Abteilungsleitung. Jede Person sieht ihre eigene Akte lesend und hat so jederzeit Einblick in ihre gespeicherten Daten. Die Daten liegen auf Servern in der EU.

Personalakten in Ordnern und Listen vs. IIA Crew

Ohne IIA Crew stehen Personaldaten in Ordnern, Excel-Listen und Postfächern. Eine Liste kennt die Handys und Laptops, eine andere die Zugänge zur Software, die Verträge liegen im Schrank. Ändert sich etwas, muss es an mehreren Stellen nachgezogen werden, und beim Austritt wird leicht etwas vergessen.

Mit IIA Crew hat jede Person eine elektronische Personalakte mit Stammdaten, Beschäftigung, Führerschein, Rufnummern, Hardware, Rechten und Dokumenten. Änderungen passieren an einer Stelle, und klare Rechte regeln, wer was sieht. Wie viel Zeit Sie dadurch sparen, hängt von Ihrem Team ab. Konkrete Werte ermitteln wir gemeinsam im Erstgespräch.

Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden in vier Abteilungen hatte Dienstverträge im Ordner, Handys und Laptops in einer Liste und die Zugänge zur Software im Kopf einer einzigen Person. Mit IIA Crew legt die Geschäftsführung für jede Person eine Akte an, der Ausfüllgrad zeigt, wo noch etwas fehlt. Die Abteilungsleitung Vertrieb pflegt die Akten ihres Teams selbst, die Dienstverträge bleiben nur für die Geschäftsführung sichtbar. Als ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sieht die Geschäftsführung in seiner Akte sofort, welche Geräte zurückkommen und welche Zugänge zu sperren sind.

Vorteile der digitalen Personalakte

Alles zur Person an einem Ort statt in Ordnern, Listen und Postfächern
Rechte und Zugänge dort vergeben, wo auch die Person steht
Vollständige Akten auf einen Blick dank Ausfüllgrad
Führerschein und Dokumente mit Ablaufdatum im Blick
Klare Sichtbarkeit: vertrauliche Dokumente nur für den Inhaber
Abteilungsleitungen pflegen ihr eigenes Team
Jede Person sieht ihre eigene Akte
Teil von IIA: dieselbe Anmeldung, dieselben Rechte, dasselbe Dashboard

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Was ist IIA Crew?

IIA Crew ist die Personalmanagement-Software von IIA für die Personalverwaltung im Unternehmen. Jeder Mitarbeiter hat eine digitale Personalakte mit Stammdaten, Beschäftigung, Führerschein, Rufnummern, Hardware, Zugängen und Rechten sowie Dokumenten.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte, auch elektronische Personalakte oder digitale Mitarbeiterakte genannt, bündelt alle Daten und Unterlagen zu einer Person an einem Ort, statt in Ordnern, Listen und Postfächern. In IIA Crew gehören dazu Stammdaten, Beschäftigung, Führerschein, Rufnummern, Hardware, Rechte und Dokumente.

Ist IIA Crew eine HR-Software für kleine Unternehmen?

Ja. IIA Crew ist für kleine und mittlere Unternehmen gedacht und konzentriert sich auf Personalverwaltung und Personalakte: Mitarbeiterdaten, Dokumente, Hardware, Zugänge und Rechte. Lohnverrechnung und Bewerbermanagement gehören nicht dazu.

Wie lassen sich Personalakten digitalisieren?

Sie legen für jede Person eine Akte an und laden vorhandene Unterlagen als PDF, JPG oder PNG direkt in die Akte hoch, zum Beispiel eingescannte Dienstverträge oder Zeugnisse. Der Ausfüllgrad zeigt, wo noch Angaben fehlen.

Was steht in der Personalakte?

Funktion, Abteilung, Geburtsdatum, private Kontaktdaten, Adresse, Notfallkontakt, Personalnummer, Eintritt und Austritt, Führerschein, private und dienstliche Rufnummern, zugeteilte Hardware, Rolle und Rechte sowie Dokumente wie Dienstvertrag oder Zeugnisse.

Wer sieht welche Personalakten?

Inhaber und Administratoren sehen alle Akten, Abteilungsleitungen nur die Personen ihrer Abteilung. Jede Person sieht ihre eigene Akte, nur lesend.

Wer sieht Dienstverträge und vertrauliche Dokumente?

Dienstverträge, Zusatzvereinbarungen und als vertraulich markierte Dokumente sieht ausschließlich der Inhaber, nie die Abteilungsleitung. Die betroffene Person sieht ihre eigenen Dokumente.

Können Abteilungsleitungen Rechte vergeben?

Ja, für ihre eigene Abteilung. Sie können dabei nie mehr Rechte vergeben, als sie selbst haben. Dienstverträge und vertrauliche Unterlagen bleiben dem Inhaber vorbehalten.

Woran erkenne ich, ob eine Akte vollständig ist?

Jede Akte zeigt ihren Ausfüllgrad in Prozent, auch in der Mitarbeiterliste. So sehen Sie sofort, bei wem noch Angaben fehlen.

Ersetzt IIA Crew die Lohnverrechnung?

Nein. IIA Crew verwaltet Personaldaten, Zugänge und Unterlagen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt weiterhin Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung.

Wo liegen die Personaldaten?

Auf Servern in der EU. Zugriffe sind über Rollen und Abteilungen geregelt, vertrauliche Dokumente sind zusätzlich geschützt.

Wie bekomme ich IIA Crew?

Welche Variante zu Ihrem Team passt, besprechen wir im Erstgespräch.

IIA Crew · Personalverwaltung mit digitaler Personalakte