Digitales Fahrtenbuch für Firmen & Poolautos

Wieso IIA Road

Das Fahrtenbuch im Handschuhfach, die Excel-Liste am Monatsende, die Frage „Wer ist den Firmenbus zuletzt gefahren?“: In vielen Unternehmen ist das Fahrtenbuch eine lästige Pflicht, die nebenbei und aus dem Gedächtnis geführt wird. Genau dort entstehen Lücken, Tippfehler und Nachträge, die bei einer Prüfung Fragen aufwerfen. IIA Road macht aus dem Fahrtenbuch einen Teil Ihres Arbeitsalltags: Fahrten werden dort erfasst, wo sie entstehen, und bleiben nachvollziehbar.

Das digitale Fahrtenbuch im Überblick

IIA Road führt für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch. Mitarbeitende tragen ihre Fahrten per Handy oder Computer ein, mit Datum, Start, Ziel, Zweck, gefahrenen Kilometern und Fahrer. Die Strecke wird auf einer Karte berechnet und angezeigt, Kunden wählen Sie direkt aus IIA Pulse. Am Monatsende gleicht IIA Road die gefahrenen Kilometer mit dem Tachostand ab und zeigt, was noch fehlt. Danach wird der Monat abgeschlossen. Jede spätere Änderung wird als Nachtrag mit Begründung protokolliert.

IIA Road unterstützt Sie bei einem sauberen, nachvollziehbaren Fahrtenbuch. Es ersetzt keine Steuerberatung. Ob ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, entscheidet im Einzelfall die zuständige Behörde. Wir empfehlen, die Anforderungen mit Ihrer Steuerberatung abzustimmen.

Was Sie mit IIA Road machen können

Fahrten je Fahrzeug erfassen: Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer und Fahrer, am Handy oder am Computer
Strecke auf der Karte berechnen und anzeigen, Adressen mit Vorschlägen eingeben
Kunde aus IIA Pulse wählen: Die Adresse wird als Start oder Ziel übernommen, die Fahrt erscheint im Kundenverlauf
Termine aus IIA Pulse als Fahrtvorschläge sehen und mit einem Klick bestätigen, auch Termine ohne Fahrt bleiben sichtbar
Tachostand-Abgleich: Stand am Monatsanfang eintragen, am Monatsende wird die Differenz zu den erfassten Kilometern angezeigt, fehlende Kilometer schließen Sie als Privatfahrt oder Nachtrag
Poolautos reservieren: Zeitraum wählen, sehen, ob das Fahrzeug frei ist, und Fahrten der Reservierung zuordnen
Erinnerung an offene Fahrten in IIA und per E-Mail, einmal je Fall
Monatsabschluss mit automatischer Festschreibung spätestens am 10. des Folgemonats
Änderungsprotokoll: Jeder Nachtrag nach Fristende ist mit Begründung sichtbar
Export für Steuerberatung und Prüfung: Monat oder Jahr frei wählbar, als ZIP mit Fahrtenliste, Lückenübersicht, Änderungsprotokoll, Reservierungen, Verfahrensbeschreibung (PDF) und Prüfsummen
Rechte je Rolle: Mitarbeitende sehen ihre Fahrzeuge, berechtigte Personen alle Fahrzeuge, die Steuerberatung liest und exportiert

Poolautos und Fuhrpark

Teilen sich mehrere Personen ein Fahrzeug, wird es ohne Ordnung schnell unübersichtlich. In IIA Road sehen alle Fahrer eines Poolautos die Fahrten des Fahrzeugs, nach Monat getrennt. Wer den Wagen braucht, reserviert ihn für einen Zeitraum und sieht sofort, ob er frei, belegt oder reserviert ist. Nach der Fahrt ordnen Sie sie der Reservierung zu, vergessene Einträge werden erinnert. Fuhrparkverantwortliche behalten alle Fahrzeuge im Blick, jedes Fahrzeug mit eigenem Fahrtenbuch.

Prüfung und Monatsabschluss

Ein Fahrtenbuch muss vor allem eines sein: nachvollziehbar. In IIA Road ist der Ablauf deshalb festgelegt. Fahrten werden zeitnah erfasst, der Monat wird abgeschlossen, danach ist nichts mehr stillschweigend änderbar. Jede Änderung nach dem Abschluss ist ein protokollierter Nachtrag mit Begründung. Für die Prüfung exportieren Sie den gewünschten Zeitraum mit einem Klick. Die Prüfsummen im Export zeigen, dass die Dateien seit dem Export nicht verändert wurden.

Fahrtenbuch für Österreich, Deutschland und die Schweiz

IIA Road ist für Unternehmen im DACH-Raum gedacht. Adressen und Strecken geben Sie in ganz Europa ein, Fahrten zu Kunden in Tschechien, der Slowakei oder Ungarn sind kein Problem. Die Auswertung des Kilometergelds richtet sich aktuell nach den österreichischen Regeln, hinterlegt mit Gültigkeitsdatum. Weitere Länder folgen schrittweise. Das Führen des Fahrtenbuchs selbst, mit Datum, Strecke, Zweck, Kilometerstand und Fahrer, ist unabhängig vom Land.

Manuell vs. IIA Road

Ohne IIA Road werden Fahrten auf Zetteln oder in Excel gesammelt und am Monatsende aus dem Gedächtnis ergänzt. Tabellen sind nachträglich veränderbar, der Tachostand stimmt selten mit der Summe überein, und bei Poolautos weiß niemand, wer wann gefahren ist.

Mit IIA Road entstehen Fahrten direkt bei der Fahrt, die Strecke kommt aus der Karte, der Tachostand wird abgeglichen und der Monat sauber abgeschlossen. Wie viel Zeit Sie sparen, hängt von Fahrzeugen und Fahrten ab. Konkrete Werte ermitteln wir gemeinsam im Erstgespräch.

Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen mit fünf Firmenwagen, davon zwei Poolautos mit je vier Fahrern, führte bisher Zettel im Handschuhfach. Mit IIA Road reserviert das Team die Poolautos, trägt Fahrten mit Kundenadresse aus IIA Pulse ein und bekommt am Tag nach einem Termin eine Erinnerung. Am Monatsende sieht die Geschäftsführung, welche Fahrzeuge noch Lücken haben, schließt den Monat ab und schickt der Steuerberatung den Export.

Vorteile

Fahrten dort erfasst, wo sie entstehen, statt am Monatsende aus dem Gedächtnis
Nachvollziehbarer Ablauf mit Monatsabschluss und Änderungsprotokoll
Poolautos und Fuhrpark mit Reservierung an einem Ort
Kunden, Termine und Fahrten verbunden mit IIA Pulse
Export für Steuerberatung und Prüfung in einem Klick
Für Mitarbeitende am Handy einfach, für die Geschäftsführung übersichtlich
Teil von IIA: dieselbe Anmeldung, dieselben Rechte, dasselbe Dashboard

Passt dazu

Häufige Fragen zu IIA Road

Was ist IIA Road?

IIA Road ist das digitale Fahrtenbuch von IIA. Es erfasst Fahrten je Fahrzeug, zeigt Strecken auf der Karte, unterstützt Poolautos mit Reservierung und erstellt den Export für Steuerberatung und Prüfung.

Ist ein digitales Fahrtenbuch besser als Papier oder Excel?

Ein digitales Fahrtenbuch hält Datum, Strecke, Zweck, Kilometerstand und Fahrer fest und protokolliert spätere Änderungen. Tabellen und Zettel lassen sich nachträglich unbemerkt ändern. Ob ein Fahrtenbuch im Einzelfall anerkannt wird, entscheidet die zuständige Behörde. Stimmen Sie die Anforderungen bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.

Für welche Länder ist IIA Road geeignet?

Für Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Adressen und Strecken lassen sich in ganz Europa eingeben. Die Auswertung des Kilometergelds erfolgt aktuell nach den österreichischen Regeln, weitere Länder folgen schrittweise.

Wie funktioniert das Kilometergeld in IIA Road?

Die Sätze sind mit Gültigkeitsdatum hinterlegt. IIA Road rechnet die erfassten Kilometer damit aus. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für Ihre Abrechnung und ersetzen keine Steuerberatung.

Wie funktionieren Poolautos und Reservierungen?

Sie ordnen ein Fahrzeug mehreren Personen zu. Wer es braucht, reserviert es für einen Zeitraum und sieht, ob es frei ist. Alle Fahrer sehen die Fahrten des Fahrzeugs, nach Monat getrennt. Nach der Fahrt wird sie der Reservierung zugeordnet.

Was passiert, wenn eine Fahrt vergessen wird?

IIA Road erinnert in IIA und per E-Mail und zeigt Lücken beim Tachostand-Abgleich. Fehlende Kilometer schließen Sie als Privatfahrt oder Nachtrag. Nach dem Monatsabschluss ist jeder Eintrag ein Nachtrag mit Begründung und im Änderungsprotokoll sichtbar.

Was bekommt die Steuerberatung oder Prüfung?

Einen Export für den gewählten Monat oder das gewählte Jahr als ZIP: Fahrtenliste und Lückenübersicht als Excel-taugliche CSV-Dateien, Änderungsprotokoll, Reservierungen, eine Verfahrensbeschreibung als PDF und Prüfsummen.

Wer sieht welche Fahrten?

Mitarbeitende sehen ihre zugewiesenen Fahrzeuge, bei Poolautos alle Fahrten des Fahrzeugs. Berechtigte Personen sehen alle Fahrzeuge, die Steuerberatung kann lesen und exportieren.

Kann ich IIA Road mit anderen IIA Modulen kombinieren?

Ja. IIA Road ist eine optionale Ergänzung. Es arbeitet mit IIA Pulse (Kunden, Termine) und IIA Time zusammen. Konditionen besprechen wir im Erstgespräch.

IIA Road · Das digitale Fahrtenbuch